Wszyscy, którzy prowadzą swoje przedsiębiorstwo, ale także i większość osób realizujących zakupy online, spotkali się choć raz z fakturą pro forma. Nie każdy jednak wie, czym faktycznie jest ten dokument i co go odróżnia od typowej faktury.
Czym jest faktura proforma?
W języku łacińskim pro forma oznacza „tymczasowo”, toteż często można spotkać się z określeniem, iż faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I owszem, taka faktura nie jest dokumentem księgowym, tym samym nie ujmuje się jej w księdze przychodów i rozchodów lub w ewidencji księgowej. Powinno się jednak zachować ją np.dla celów informacyjnych.
Faktura proforma winna uchodzić wobec tego za dowód handlowy, który formą przedłożenia konkretnej oferty. Nie jest potwierdzeniem kupna towaru czy zrealizowania usługi, czyli zgodnie z ustawą o VAT nie nie może stanowić podłoża do odliczenia wskazanej w niej kwoty podatku VAT. Ale czy faktura proforma jest ostateczna? Nie, dlatego że mówi o sprzedaży bądź usłudze, która jeszcze nie jest sfinalizowana, wobec tego warunki transakcji w niej zaprezentowane mogą nadal być zmodyfikowane.
Jak wygląda i kiedy nie wolno wystawić faktury proforma?
Faktura proforma wygląda oraz posiada podobne dane co faktura VAT, miedzy innymi:
- miejsce oraz datę,
- dane stron,
- nazwę usług albo towarów, będących przedmiotem transakcji (razem z określeniem ich jednostek miary, ilości itp.),
- wartość brutto i netto (zarówno poszczególnych produktów i usług, jak i wartość całości zamówienia) opisana również słownie,
- informacja o zakresie uwzględnionych rabatów,
- stawka oraz obliczona z tego tytułu wysokość podatku VAT,
- określenie terminu zapłaty,
- określenie daty doręczenia towaru bądź wykonania usługi.
Taką fakturę należy oznaczyć wyraźnie w nagłówku określeniem “PRO FORMA”, by łatwo można było rozróżnić ten dokument od właściwej faktury VAT, wywołującej konsekwencje podatkowe. Trzeba także pamiętać, że ten rodzaj faktury nie zwalnia z obowiązku dostarczenia kontrahentowi wiążącej faktury VAT. Co ważne, faktury proforma nie można wystawić w momencie, kiedy klient wniesie w całości opłatę za przedmiot transakcji lub przeleje zaliczkę.